Mendapatkan kabar visa Jepang ditolak tentu bisa membuat rencana liburan menjadi berantakan. Apalagi jika tiket, hotel, atau jadwal perjalanan sudah mulai dipersiapkan. Oleh karena itu, pahami dulu penyebab, langkah lanjutan, dan tips praktis agar liburan Anda dapat terencana dengan baik sejak awal!
Baca juga: Beda Waktu Indonesia & Jepang
Kenapa Visa Jepang Bisa Ditolak atau Tidak Diterima?
Tidak ada daftar resmi yang menyebutkan “penyebab visa wisata Jepang paling sering ditolak”. Pihak Jepang justru menyatakan bahwa alasan penolakan visa tidak diberitahukan secara spesifik kepada pemohon.
Meski demikian, terdapat beberapa kondisi yang secara resmi disebut dapat membuat permohonan visa tidak diterima. Memahami kondisi tersebut penting, terutama bagi Anda yang baru pertama kali mengurus visa Jepang.
1. Mengajukan di Perwakilan Jepang yang Tidak Sesuai
Permohonan visa pada prinsipnya harus diajukan melalui Kedutaan atau Konsulat Jepang yang memiliki kewenangan terhadap wilayah pemohon.
FAQ resmi Jepang menyebutkan bahwa permohonan dapat tidak diterima apabila diajukan ke Kedutaan atau Konsulat Jepang di luar negara atau wilayah tempat pemohon lahir maupun tempat tinggalnya, sesuai ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, jangan memilih tempat pengajuan hanya berdasarkan pengalaman teman.
Jika Anda tinggal di Indonesia, periksa terlebih dahulu perwakilan Jepang mana yang memiliki yurisdiksi terhadap tempat tinggal Anda dan ikuti mekanisme pengajuan yang ditetapkan di wilayah tersebut.
2. Masih Memiliki Visa atau Re-entry Permit yang Berlaku
Permohonan juga dapat tidak diterima apabila pemohon masih memiliki visa atau izin masuk kembali yang masih berlaku dalam kondisi yang disebutkan oleh ketentuan Jepang.
Ini menjadi salah satu alasan mengapa Anda perlu memeriksa status dokumen perjalanan sebelum mengajukan permohonan baru. Jangan langsung membuat aplikasi baru tanpa memastikan apakah masih ada visa atau izin terkait Jepang yang masih berlaku pada paspor Anda.
3. Mengajukan Kembali untuk Tujuan yang Sama Setelah Visa Jepang Ditolak
Ini merupakan poin yang sangat penting jika Anda pernah mengalami visa Jepang ditolak. Kementerian Luar Negeri Jepang menyebutkan bahwa permohonan dapat tidak diterima apabila seseorang sebelumnya ditolak untuk berkunjung ke Jepang dengan tujuan tertentu, kemudian mengajukan kembali visa dengan tujuan yang sama dalam waktu enam bulan sejak tanggal penolakan.
Artinya, jika Anda mengajukan visa wisata kemudian ditolak, Anda tidak sebaiknya langsung mengajukan visa wisata baru beberapa minggu kemudian.
Jepang menyebutkan bahwa apabila terjadi perubahan keadaan yang signifikan setelah penolakan atau terdapat alasan kemanusiaan, pengajuan dalam periode tersebut dapat dipertimbangkan. Untuk kondisi seperti itu, pemohon perlu berkonsultasi terlebih dahulu dengan Kedutaan atau Konsulat Jepang yang berwenang.
4. Permohonan Sedang Diproses di Perwakilan Jepang Lain
Permohonan juga dapat tidak diterima apabila aplikasi visa yang sama sedang diproses di Kedutaan atau Konsulat Jepang lainnya.
Oleh karena itu, jangan mengajukan aplikasi yang sama ke beberapa perwakilan Jepang secara bersamaan dengan harapan salah satunya lebih cepat atau lebih mudah menerbitkan visa. Pastikan Anda mengetahui lokasi pengajuan yang benar dan mengikuti prosedur yang berlaku di sana.
5. Ada Kesalahan atau Kekurangan dalam Dokumen
Kesalahan administrasi juga menjadi hal yang secara eksplisit disebut dalam FAQ Jepang. Permohonan dapat tidak diterima apabila terdapat kesalahan atau kekurangan pada dokumen yang diserahkan. Oleh karena itu, periksa kembali formulir dan seluruh dokumen sebelum diserahkan. Jangan menganggap kesalahan kecil pasti bisa diperbaiki setelah aplikasi masuk.
Persyaratan dokumen juga dapat berbeda berdasarkan jenis visa dan lokasi pengajuan. Untuk visa wisata dengan biaya sendiri, misalnya, dokumen yang diminta dapat mencakup paspor, formulir aplikasi, foto, dokumen identitas, bukti kemampuan membiayai perjalanan, itinerary, dan dokumen perjalanan lainnya sesuai ketentuan perwakilan Jepang yang menangani pengajuan.
6. Masa Berlaku atau Kondisi Paspor Tidak Memadai
FAQ resmi Jepang juga mencantumkan kondisi ketika masa berlaku paspor atau ruang yang diperlukan untuk penempelan visa tidak mencukupi sebagai alasan permohonan dapat tidak diterima.
Jadi, sebelum mengurus visa Jepang, periksa paspor Anda terlebih dahulu. Jangan menunggu sampai seluruh dokumen perjalanan selesai disiapkan baru menyadari bahwa paspor tidak memenuhi ketentuan.
7. Permohonan Diwakilkan oleh Pihak yang Tidak Memenuhi Syarat
Dalam kondisi tertentu, pengajuan dapat dilakukan melalui perwakilan atau proxy sesuai prosedur yang berlaku. Namun, Jepang juga menyebut bahwa permohonan dapat tidak diterima apabila orang yang mengajukan sebagai proxy tidak memiliki kualifikasi untuk melakukan pengajuan tersebut.
Oleh karena itu, jangan menganggap siapa pun dapat menggantikan Anda untuk menyerahkan permohonan. Ikuti aturan mengenai siapa yang diperbolehkan mengajukan atau mewakili pemohon di tempat Anda mengurus visa.
8. Certificate of Eligibility Masih dalam Proses
Untuk jenis permohonan tertentu yang berkaitan dengan Certificate of Eligibility (COE), permohonan visa dapat tidak diterima apabila proses penerbitan COE masih berlangsung.
Poin ini mungkin tidak relevan bagi traveller yang mengajukan visa wisata biasa, tetapi tetap penting untuk memahami bahwa ketentuan penerimaan aplikasi Jepang tidak hanya berkaitan dengan wisata.
Baca juga: Tips Penting untuk yang Pertama Kali ke Jepang
Visa Jepang Ditolak, Apakah Bisa Mengajukan Lagi?
Pertanyaan ini sering muncul setelah seseorang mengalami visa Jepang ditolak. Jawabannya adalah bisa mengajukan kembali, tetapi tidak selalu dapat dilakukan langsung.
Menurut Kementerian Luar Negeri Jepang, apabila permohonan visa ditolak, pengajuan visa baru untuk tujuan yang sama pada prinsipnya tidak diterima selama enam bulan sejak tanggal penolakan. Aturan ini dibuat untuk mencegah pemohon mengulang permohonan yang sama tanpa adanya perubahan keadaan yang berarti. Informasi resmi visa Jepang dari Kementerian Luar Negeri Jepang
Jadi, apabila Anda mengajukan visa untuk tujuan wisata kemudian ditolak, jangan langsung mengirim permohonan wisata baru beberapa minggu kemudian dengan dokumen yang hampir sama.
Namun, aturan tersebut bukan berarti semua orang yang pernah ditolak mutlak harus menunggu enam bulan dalam kondisi apa pun. Dalam keadaan tertentu, seperti perubahan keadaan yang signifikan atau alasan kemanusiaan, pengajuan dapat dipertimbangkan. Oleh karena itu, jika Anda memiliki kondisi khusus, konfirmasi terlebih dahulu kepada perwakilan Jepang yang berwenang sebelum mengajukan kembali.
Selama masa tunggu tersebut ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan:
- Gunakan masa tunggu untuk mempersiapkan aplikasi dengan lebih baik. Misalnya, jika kondisi pekerjaan atau sumber penghasilan sudah berubah secara nyata, siapkan dokumen terbaru yang dapat mendukung kondisi tersebut.
- Jika sebelumnya terdapat kesalahan administrasi, pastikan kesalahan tersebut tidak muncul kembali. Begitu pula dengan itinerary, akomodasi, bukti perjalanan, dan dokumen keuangan.
- Yang paling penting, jangan membuat perubahan fiktif hanya agar aplikasi terlihat lebih kuat. Pengajuan baru tetap harus menggambarkan keadaan Anda yang sebenarnya.
Perhatikan juga perbedaan antara permohonan tidak diterima dan visa ditolak setelah pemeriksaan. Beberapa kondisi tertentu dapat membuat aplikasi tidak diterima sejak awal, sedangkan keputusan tidak menerbitkan visa merupakan hasil pemeriksaan terhadap permohonan.
Baca juga: Jika Berhasil Liburan ke Jepang, Ini Oleh-Oleh yang Wajib Dibeli!
Cara Agar Visa Jepang Tidak Ditolak Saat Pertama Kali Mengajukan
Tidak ada metode yang bisa menjamin visa Jepang pasti diterima. Keputusan penerbitan berada pada pihak Jepang setelah permohonan diperiksa. Namun, Anda dapat mengurangi risiko masalah dengan mempersiapkan aplikasi secara lebih teliti.
- Cek persyaratan sesuai wilayah pengajuan: Pastikan Anda mengajukan visa di perwakilan Jepang yang sesuai yurisdiksi tempat tinggal, karena tiap wilayah memiliki mekanisme dan syarat dokumen berbeda. Pengalaman orang lain di kota lain belum tentu berlaku untuk Anda.
- Siapkan bukti keuangan sesuai kondisi sebenarnya: Lampirkan rekening koran atau buku tabungan tiga bulan terakhir yang benar-benar milik Anda atau pihak pembiaya. Fokus pada keaslian dan keterbuktian sumber dana, bukan sekadar saldo besar.
- Buat itinerary yang realistis: Cantumkan kota dan aktivitas utama dengan tanggal yang sesuai bukti perjalanan. Jika memakai paket tour, gunakan jadwal dari penyedia sebagai referensi, tetapi tetap ikuti persyaratan resmi visa.
- Periksa semua dokumen sebelum diserahkan: Pastikan formulir lengkap, data konsisten, tanggal sesuai, dan bukti keuangan memenuhi ketentuan. Dokumen tambahan bisa diminta, dan jika tidak dilengkapi, proses visa dapat dihentikan.
- Ajukan lebih awal, jangan menunggu dekat keberangkatan: Proses visa minimal lima hari kerja dan bisa lebih lama jika ada pemeriksaan tambahan. Ajukan jauh sebelum keberangkatan agar ada waktu mengantisipasi kendala dokumen atau revisi.
Baca juga: Syarat dan Cara Pengajuan Visa Waiver Jepang
Rencanakan Liburan Jepang Tanpa Mengabaikan Persiapan Visa
Merencanakan perjalanan ke Jepang sebaiknya dilakukan dengan matang, termasuk menyiapkan visa sejak awal agar tidak menghambat keberangkatan. Paket tour memang membantu memahami destinasi dan jadwal, tetapi persetujuan visa tetap bergantung pada pemenuhan syarat resmi oleh setiap pemohon.
FX-Travelindo menawarkan dua paket 7 hari ke Jepang dengan destinasi sama namun berbeda harga dan titik keberangkatan. Paket Rp20.990.000/pax berangkat dari Jakarta hingga Desember 2026, cocok bagi yang ingin kemudahan dari ibu kota. Sementara paket tour Jepang Rp19.990.000/pax tersedia hingga November 2026 dengan opsi keberangkatan dari Jakarta, Surabaya, Medan, dan Denpasar, memberi fleksibilitas lebih bagi traveller dari berbagai daerah.